Dématérialiser les notes de frais avec un logiciel de GED

Collecte des pièces justificatives, saisie des frais kilométriques, l’addition d’un repas au restaurant, traitement comptable, récupération de la TVA, etc… La gestion des notes de frais peut être complexe, fastidieuse et chronophage lorsqu’elle est gérée sur papier.

Fort heureusement, le numérique a provoqué une remise en cause profonde dans la gestion des organisations et des entreprises en particulier.

En effet, depuis Juillet 2019 la législation favorise la digitalisation des notes de frais, c’est-à-dire que les entreprises n’ont plus l’obligation de traiter manuellement une note de frais, et par conséquent plus besoin de conserver les justificatifs en version papier.

Concrètement, quelle que soit la taille de l’entreprise, cette dernière a le droit de dématérialiser ces documents grâce à un logiciel de gestion électronique de documents tout en étant considérée comme une valeur probante.

Pourquoi opter pour un logiciel GED pour dématérialiser ses notes de frais ?

La dématérialisation des notes de frais consiste à utiliser un logiciel de gestion électronique de documents (GED) pour remplacer les formulaires papier traditionnels.

Pour rappel, un logiciel de gestion électronique de documents est un outil qui permet de stocker, gérer et partager des documents numériques de manière centralisée et sécurisée. Il peut inclure des fonctionnalités telles que la numérisation de documents, la recherche de documents, la gestion des versions, la gestion des droits d’accès et la gestion de workflows.

De ce fait, les salariés peuvent numériser leurs justificatifs, les joindre à leur demande de remboursement et soumettre tout cela électroniquement, plutôt que d’avoir à remplir des formulaires manuellement.

Les règles à respecter pour dématérialiser les notes de frais

Selon l’arrêté du 23 mai 2019, pour que la validation d’une facture au format électronique soit valide, elle doit être :

• Une reproduction exacte de l’original;
• Sauvegardée au format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3) sans aucune perte de qualité;

En outre,

• Le document doit avoir une empreinte digitale;
• Le document doit être scellé par un certificat de conformité côté serveur;
• La signature électronique doit être validée par un certificat de conformité selon la norme RGS 1 ou supérieure.

Les avantages de la dématérialisation des notes de frais

En utilisant un logiciel GED pour dématérialiser les notes de frais, les entreprises peuvent également améliorer la transparence et la traçabilité de leurs dépenses, optimiser le processus de remboursement et enfin un meilleur suivi des dépenses professionnelles.

Notez-bien que la dématérialisation des documents est un geste écologique ! En effet, la réduction de l’utilisation du papier permet de limiter les émissions de CO2 liées à la production et au transport du papier.

Comment utiliser une GED pour dématérialiser les notes de frais ?

Pour mettre en place un système de dématérialisation des notes de frais, il est important de suivre certaines étapes pour que ces documents devenus numériques conservent toujours leur valeur juridique.

Les étapes à suivre :

1. Scanner le justificatif

La première étape consiste à scanner les justificatifs physiques. Cela peut être fait à l’aide d’un scanner ordinaire ou d’une application de numérisation mobile. Il est important de vérifier que la qualité de l’image est suffisante pour être lisible et compréhensible.

2. Enregistrer le fichier au format PDF

Ensuite, le fichier scanné doit être enregistré au format PDF. Ce format est largement accepté et facile à ouvrir et à partager. Il est également possible de convertir les images scannées en PDF à l’aide de logiciels de conversion en ligne.

3. Signer et horodater les notes de frais et l’horodatage

Une fois le fichier PDF créé, il est important de le signer électroniquement et de l’horodatage.

La signature électronique permet de garantir l’intégrité et l’authenticité du document tandis que l’horodatage permet de vérifier quand le document a été créé.

4. Archiver la note de frais dans une solution GED

La dématérialisation des notes de frais doit être archivée de manière sécurisée et consultable durant 10 ans, soit par l’entreprise elle-même ou par un tiers.

Il est important d’utiliser un logiciel de GED pour faciliter le processus d’archivage électronique et de maintenir une organisation documentée sujette à des contrôles internes. Cela permet de respecter les exigences légales tout en améliorant l’efficacité de l’entreprise.

Les fonctionnalités avancées d’une GED pour la dématérialisation des notes de frais

Pour choisir la bonne solution, il est recommandé d’adopter des fonctionnalités avancées pour réussir à dématérialiser des notes de frais tout en respectant les normes légales.

Par exemple :

1. Un programme qui reconnaît automatiquement les données clés et crée les écritures comptables nécessaires des frais, tout en respectant les règles imposées par l’article A102 B-2 du Livre des procédures fiscales.
2. Une interface intuitive qui permet aux comptables d’accéder à toutes les informations utiles et nécessaires pour la validation des notes de frais.
3. Une extension mobile qui permet aux employés de prendre en photo leurs factures et les déposer instantanément dans un espace de stockage, en utilisant leur smartphone.